Program po konferenci
Po konferenci už hosté nepotřebují další prezentaci
Po několika hodinách soustředění se mění způsob, jakým lidé vnímají další program.
Večer už nemusí přinášet další informace. Měl by změnit rytmus, uvolnit atmosféru a dát lidem nový důvod být spolu.
Právě proto může být večerní program po konferenci úplně jiný než hlavní část dne.
Jiná energie
Večer začíná s jinou energií než ráno
Po několika blocích prezentací, panelových diskusích a networkingu je pozornost lidí jiná než na začátku dne.
Někteří chtějí mluvit s kolegy. Jiní si potřebují na chvíli odpočinout. Část publika už nechce sledovat další program z židle.
Proto večerní část konference potřebuje jiný rytmus než její odborný program.
Pokud řešíte výběr zábavy šířeji, podívejte se, co funguje v jednotlivých částech firemní akce. Co pomáhá během samotného dne, najdete v části o změně rytmu mezi odbornými bloky.
Cíl večera
Co má večerní program po konferenci udělat
Uvolnit atmosféru
Pomoci lidem přejít z pracovního režimu do neformálnější části večera.
Propojit hosty
Vytvořit přirozené situace, ve kterých spolu začnou komunikovat i lidé, kteří se předtím neznali.
Vytvořit společný zážitek
Na chvíli sjednotit pozornost celé místnosti a dát večeru něco, co si hosté odnesou.
Načasování
Nejdůležitější může být správné načasování
Hned po poslední prezentaci
Krátká změna rytmu, která jasně oddělí odbornou a večerní část.
Během welcome drinku nebo rautu
Program mezi hosty, který nenarušuje konverzaci.
Po večeři
Společný bod programu pro celou místnost.
Později během večera
Krátký vstup, který vrátí energii ve chvíli, kdy tempo přirozeně klesá.
Změna rytmu
Další hodina sezení není vždy nejlepší řešení
Jednou z častých chyb je pokračovat večer stejným způsobem jako během konference.
Další dlouhé vystoupení, další prezentace nebo další informace mohou mít v této chvíli menší účinek než během dne.
Po konferenci často není potřeba přidat další obsah. Je potřeba změnit způsob, jakým se lidé zapojují.
Networking
Když nechcete přerušit networking
Pokud je hlavním smyslem večera setkávání lidí, může program fungovat přímo mezi hosty.
Krátké interaktivní vstupy nevytvářejí další pevný bod programu a lidé nemusí nikam přecházet ani čekat na začátek.
Zábava se stane součástí večera, místo aby ho zastavila.
Přesně tak fungují kouzelnická vystoupení mezi hosty.
Společný zážitek
Když chcete na chvíli spojit celou místnost
Jiná situace nastává, když potřebujete vytvořit jeden výrazný společný zážitek.
Takový program může fungovat jako přechod mezi večeří a volnou zábavou, jako zakončení oficiální části nebo jako hlavní bod večera.
Důležité je, aby měl jasný začátek, gradaci a konec a nebyl delší, než situace potřebuje.
Moderování
Když potřebujete propojit jednotlivé části večera
U některých konferencí není problém samotný program, ale přechody mezi jeho částmi.
Moderátor může pomoci udržet tempo večera, přivést hosty zpět k pozornosti nebo naopak uvolnit prostor pro neformální část.
Víc o tom, jak dokáže moderování propojit celý večer, najdete na vlastní stránce.
Příklady
Jak může večerní program vypadat
80 hostů po odborném semináři
Krátký interaktivní program během welcome drinku.
200 hostů po celodenní konferenci
Program mezi hosty během rautu a následně jeden společný krátký vstup.
500 hostů na konferenčním galavečeru
Jeden výrazný společný zážitek večera.
Networkingová konference
Nenápadné interakce mezi skupinami, které pomáhají otevírat konverzace.
Přístup
Nejdřív potřebuji znát průběh celé konference
Největší rozdíl často není v počtu hostů, ale v tom, co už mají během dne za sebou.
Proto mě zajímá:
- Jak dlouho konference trvá.
- Kdy končí odborný program.
- Zda následuje večeře nebo raut.
- Kolik prostoru má mít networking.
- Jestli má vzniknout jeden společný zážitek večera.
Teprve potom dává smysl vybírat konkrétní formu programu.
Časté otázky
Časté otázky k programu po konferenci
Jak dlouhý má být večerní program po konferenci?
Spíš kratší než delší. Po celém dni je často účinnější několik přesně načasovaných minut než další dlouhý blok.
Je lepší program během rautu, nebo až po večeři?
Záleží na cíli. Pokud nechcete přerušovat networking, funguje program mezi hosty. Pokud chcete společný zážitek pro všechny, je vhodnější samostatný vstup.
Jak zabavit hosty po celodenní konferenci?
Nejlépe formátem, který změní způsob jejich zapojení a nenutí je dál fungovat jako publikum odborného programu.
Může se večerní program kombinovat s moderováním?
Ano. Moderování může propojit oficiální část, společný program i následnou volnou zábavu.
Je možné připravit program přímo pro téma konference nebo značku?
Ano. Program lze připravit podle konkrétního tématu, produktu nebo cíle akce — řeším to jako kreativní řešení na míru.
Konference končí. Večer ale teprve začíná.
Napište mi, jak vaše konference probíhá, kolik očekáváte hostů a co má následovat po posledním odborném bloku.
Navrhnu, kde může večerní program pomoci a kde je lepší nechat hostům prostor.
Probrat program po konferenci