Firemní konference
Zábava na firemní konferenci, která vrátí pozornost do sálu
Konferenční den bývá dlouhý. Po několika prezentacích už publikum nepotřebuje další informace, ale změnu rytmu, která znovu probudí pozornost a energii v sále.
Krátký interaktivní vstup, dobře načasovaný přechod nebo společný zážitek může fungovat jako přirozená součást programu, aniž by konferenci proměnil v estrádu.
Pozornost publika
Po několika prezentacích už nestačí jen další slide
Program na firemní konferenci bývá postavený kolem obsahu. Sál se ale skládá z lidí, kteří po několika hodinách sledování potřebují jiný typ podnětu.
- Publikum během dne postupně ztrácí soustředění.
- Příliš mnoho podobně postavených bloků za sebou vytváří únavu.
- Změna formátu pomáhá pozornost obnovit.
- Nemusí jít o dlouhé vystoupení.
- Často stačí krátký a přesně načasovaný zásah.
Změna rytmu
Kdy má smysl konferenční program na chvíli změnit
Po několika odborných prezentacích
Když se za sebou vystřídá několik podobně vedených bloků, hodí se krátký vstup jiného charakteru, který stejný rytmus přeruší.
Po obědě
Sál se plní pomaleji a s nižší energií. Přechod zpět do programu může být příjemnější než další přednáška.
Před důležitým blokem
Než přijde klíčový řečník nebo hlavní sdělení dne, pomůže pozornost znovu soustředit na jedno místo.
Při přechodu mezi tématy
Změna tématu je přirozené místo pro zastavení. Krátký vstup může jednu část uzavřít a druhou otevřít.
Před závěrečnou částí dne
Ke konci dne se koncentrace vrací hůř. Společný zážitek pomůže dovést program důstojně do konce.
Při čekání na technickou nebo organizační změnu
Přestavba techniky nebo posun harmonogramu vytvoří prodlevu. Dá se vyplnit tak, aby sál neztratil trpělivost.
Krátký vstup
Program nemusí trvat půl hodiny, aby měl efekt
Jako zpestření konference je krátký vstup opakem samostatné show. Nemá obsah nahradit, jen ho na chvíli přerušit tak, aby se lidé mohli vrátit svěžejší.
- Krátký vstup může změnit atmosféru celého sálu.
- Není nutné stavět samostatnou show.
- Může fungovat jako meziblok mezi řečníky.
- Důležitější než délka je načasování a relevance.
- Může pracovat s publikem přímo v sále, bez přesunu na pódium.
Interakce
Publikum na chvíli přestane jen sledovat
Kouzelník na konferenci nemusí znamenat pódiovou show. Interaktivní program na konferenci může být nenápadný a přesto změní, jak sál celý den vnímá.
Jak takové formáty vypadají, popisuji na stránce o interaktivních vystoupeních pro firemní akce.
- Účastníci se mohou stát součástí dění, ne jen jeho pozorovateli.
- Interakce pomáhá vystoupit z pasivního režimu sledování.
- Zapojení nemusí být nucené ani trapné.
- Lze pracovat s jednotlivcem i s celým sálem.
- Formát se přizpůsobí charakteru konference.
Moderování
Přechody mezi řečníky jsou součástí programu
Moderátor konference není jen ten, kdo přečte jméno dalšího řečníka. Přechody mezi bloky rozhodují o tom, zda den působí jako celek, nebo jako sled oddělených vystoupení.
- Drží tempo celého dne.
- Hlídá čas jednotlivých bloků.
- Reaguje na změny v programu.
- Umí vyplnit krátké prodlevy.
- Propojuje témata jednotlivých řečníků.
- Může mezi odborné bloky vložit drobný interaktivní nebo kouzelnický prvek.
Práci moderátora rozebírá stránka o moderování konferencí a firemních akcí.
Po obědě
Nejtěžší část dne bývá často po obědě
Lidé se vracejí do sálu s nižší energií a hlavou ještě u oběda. Další dlouhý odborný blok proto nemusí být ideální první krok.
Krátký společný zážitek může vytvořit přechod zpět do programu: sál se znovu srovná, lidé se rozpovídají a pozornost se vrátí.
Cílem není odvést pozornost od tématu konference, ale znovu ji získat.
Obsah na míru
Když má interaktivní vstup pracovat s tématem konference
U některých konferencí dává smysl, aby vstup vycházel přímo z jejího obsahu. Takové části připravuji jako kreativní řešení pro konkrétní akci.
Program lze propojit s:
- Produktem
- Značkou
- Hlavním tématem konference
- Klíčovým sdělením
- Novinkou nebo reveallem
Velikost konference
Jiný formát pro 80 lidí, jiný pro 800
Do 100 hostů
Osobní interakce je nejsilnější: lze zapojit jednotlivce přímo v sále a pracovat s jejich reakcemi zblízka. Technika je minimální, často stačí mikrofon. Pódium ani obrazovky nejsou nutné.
100–250 hostů
Zapojení se dělí mezi jednotlivce v prvních řadách a celý sál. Mikrofon je potřeba, pódium se hodí a obrazovky pomáhají hostům vzadu.
250–500 hostů
Osobní kontakt se omezuje na výběr několika lidí a těžiště se přesouvá k práci s celým sálem. Pódium, ozvučení a obrazovky jsou nezbytné.
500+ hostů
Program funguje jako malá produkce: promyšlené zapojení publika, pevný časový plán a spolupráce s AV týmem. Zapojit lze celý sál najednou i vybrané dobrovolníky na pódiu.
Praktické použití
Jak může interaktivní program během konference vypadat
Krátký vstup po několika prezentacích
Sál dostane krátký vstup, který změní rytmus a vrátí lidi z pasivního sledování do dění. Potom přichází další řečník.
Interaktivní návrat publika po obědě
Program uvede sál zpět do konference a plynule předá slovo dalšímu bloku.
Propojení programu před hlavním keynote řečníkem
Krátký vstup naladí sál na klíčový blok a může se tematicky napojit na to, o čem keynote bude.
Závěrečný společný blok před uzavřením konference
Poslední společný zážitek uzavře den jinak než další slide a lidé z konference odcházejí s něčím, na co si vzpomenou.
Přístup
Nejdřív potřebuji znát dramaturgii celého dne
Než navrhnu program, potřebuji vědět:
- Počet hostů.
- Délku konference.
- Časový harmonogram.
- Počet a typ prezentací.
- Kdy jsou přestávky.
- Kdy je oběd.
- Technické možnosti.
- Co má být hlavním sdělením dne.
- Jaký charakter má publikum.
Teprve podle toho má smysl rozhodnout, zda je vhodnější krátký interaktivní vstup, moderování, společné vystoupení, nebo kombinace několika prvků.
A co potom?
Po konferenci může začít úplně jiný program
Tato stránka se týká programu během konferenčního dne, tedy toho, co se děje mezi odbornými bloky.
Večerní část po skončení odborného programu má jinou energii. Lidé už nesedí v řadách, mají čas na rozhovory a program může fungovat mezi nimi: networking, raut, mikromagie nebo večerní vystoupení.
Program po konferenci a večerní zábava →Jak navrhnout večer, který naváže na odborný program a otevře prostor pro networking.Souvislosti
Co dalšího může dávat smysl
Večerní část po konferenci →
Raut, networking a večerní vystoupení navazující na odborný program.
Moderátor konference →
Když má celý konferenční den vést jeden moderátor.
Kouzelník na firemní akci →
Přehled forem interaktivního programu a kouzelnických vystoupení.
Kreativní řešení na míru →
Efekt nebo vstup postavený na produktu, značce nebo tématu konference.
Časté otázky
Co firmy nejčastěji řeší při programu na konferenci
Jak dlouhý má být interaktivní vstup během konference?
Zpravidla krátký. Záleží na místě v programu a na velikosti sálu, ale cílem není samostatná show, spíš změna rytmu mezi odbornými bloky. Délku vždy volíme podle harmonogramu.
Kdy během konferenčního dne funguje nejlépe?
Nejčastěji po sérii prezentací, po obědě, před klíčovým blokem nebo před závěrem dne. Konkrétní místo závisí na dramaturgii celé konference.
Dá se program přizpůsobit tématu konference?
Ano. Vstup lze propojit s tématem konference, produktem, značkou nebo klíčovým sdělením. Rozsah přípravy se domlouvá podle konkrétní akce.
Funguje tento formát i pro několik stovek hostů?
Ano. U větších sálů se mění forma: méně osobního kontaktu, více práce s celým sálem, mikrofonem, pódiem a obrazovkami.
Dá se propojit s moderováním?
Ano. Moderátor drží tempo dne a předává slovo řečníkům, interaktivní nebo kouzelnický prvek může vložit mezi odborné bloky. Obojí může zajistit jeden člověk.
Jaké technické podmínky jsou potřeba?
U menších sálů často stačí mikrofon. U větších je vhodné pódium, ozvučení a případně obrazovky nebo projekce. Konkrétní potřeby domluvíme s produkcí nebo AV týmem.
Připravujete firemní konferenci?
Napište mi, kolik hostů očekáváte, jak je konferenční den postavený a kde cítíte, že by program potřeboval změnu rytmu.
Navrhnu formát, který může publikum znovu aktivovat a přitom respektovat charakter celé konference.
Probrat program konference